Etik İhlal Bildirim Formu

ÇOLAKOĞLU METALURJİ A.Ş.

Etik Hat Bildirim Uygulaması Kapsamında Kişisel Verilere İlişkin Aydınlatma Metni

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında, Çolakoğlu Metalurji A.Ş. (“Şirket”) tarafından yürütülen Etik Hat Bildirim Uygulaması sürecinde tarafınızca iletilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

Etik Hat Bildirim Uygulaması kapsamında paylaşılan kişisel verilerinizin işlenmesinden veri sorumlusu sıfatıyla Çolakoğlu Metalurji A.Ş. sorumludur.

Adres: Rüzgarlıbahçe Mahallesi, Çam Pınarı Sokak, No:1, İç Kapı No:16, Beykoz / İstanbul

E-posta: kvkk@colakoglu.com.tr

KEP: colakoglumetalurji@hs02.kep.tr

2. Toplanan Kişisel Veriler ve İşlenme Amaçları

Etik Hat sistemi aracılığıyla iletilen bildirimler kapsamında, tarafınızca paylaşılması halinde aşağıdaki kişisel veriler işlenebilmektedir. Sistem, kullanıcıya anonim bildirimde bulunma imkânı tanımaktadır; bu durumda kişisel veriler işlenmemektedir. Bildirim formu üzerinden yalnızca formun doldurulma tarihi bilgisi kaydedilmekte olup, IP adresi, oturum bilgisi, belge meta verileri, log kayıtları veya benzeri teknik veriler işlenmemektedir.

İşlenebilecek kişisel veriler:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad (anonim bildirim dışı durumlarda)
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası
• Çalışma Bilgileri: Birim, görev, şirket bilgisi
• Bildirim İçeriği: Etik ilkelere aykırılık iddiası, olay açıklamaları, varsa ekli dosyalar
• İhbar Konusu Diğer Kişilere Ait Veriler: İddialar kapsamında sınırlı şekilde yer alan kişisel veriler

Bu kişisel veriler; etik ihlallerin değerlendirilmesi, iç denetim ve uyum faaliyetlerinin yürütülmesi, soruşturma süreçlerinin işletilmesi, Şirket politikalarına uygunluğun denetlenmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülmesi ve gerekli durumlarda ilgili kişilerle iletişime geçilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz;

• Etik Hat uygulamasına yapılacak bildirimler (web formu, e-posta, telefon, sözlü görüşmeler),
• Paylaştığınız belgeler ve açıklamalar

aracılığıyla toplanmaktadır.

Etik Hat Bildirim sistemi kapsamında, web formu aracılığıyla gönderilen bildirimler tamamen otomatik bir şekilde kaydedilmektedir.

Bildirim gönderildikten sonra kayıt doğrudan sisteme alınmakta olup, kayıt öncesinde veya sonrasında herhangi bir ön inceleme, onay veya manuel düzenleme süreci bulunmamaktadır.

Sözlü, telefon veya e-posta yoluyla yapılan bildirimler ise sistemde dijitalleştirilerek kaydedildiği ölçüde kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

Anonim bildirimlerde herhangi bir kişisel veri işlenmemekte olup, KVKK hükümleri yalnızca kimlikli bildirimler bakımından uygulanır.

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. maddesi uyarınca;

• İlgili kişinin açık rızasının bulunması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sorumlusunun meşru menfaatleri kapsamında gerekli olması

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin Aktarımı

Toplanan kişisel veriler, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere;

• Şirket içinde ilgili birimler (İç Denetim, Hukuk, İK, Uyum vb.),
• Gerektiğinde denetim/inceleme firmaları, avukat ve/veya danışmanlık şirketleri,
• Yasal yükümlülükler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşları

ile paylaşılabilir.

Etik Hat Bildirim Uygulaması tamamen Çolakoğlu Metalurji A.Ş. tarafından geliştirilen ve şirketin kendi sunucularında barındırılan bir altyapı üzerinden çalışmakta olup, kişisel veriler herhangi bir üçüncü taraf platforma veya yurt dışına aktarılmamaktadır.

5. Haklarınızı Kullanmak İçin Başvuru Yolları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini/yok edilmesini isteme,
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• KVKK’ya aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme.

Bu kapsamda taleplerinizi, kimliğinizi tespit edici gerekli bilgilerle birlikte aşağıdaki yollarla Şirketimize iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak:
• Rüzgarlıbahçe Mahallesi, Çam Pınarı Sokak, No:1, İç Kapı No:16, Beykoz / İstanbul
• adresine elden, posta veya noter kanalıyla,
• Elektronik ortamda:
• kvkk@colakoglu.com.tr
• colakoglu@colakoglu.com.tr
• colakoglumetalurji@hs02.kep.tr  (KEP adresi)
• KEP adresi ve/veya e-posta adreslerinden birine iletebilirsiniz.

Tarafımıza iletilmiş olan başvurular, talebin niteliğine göre başvurunun tarafımıza ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılır.

Sunulan bilgi ve belgelerin eksik ya da anlaşılmaz olması halinde, başvurunun netleştirilmesi amacıyla başvuru sahibi ile iletişime geçilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde; cevabın tebliğini takiben otuz (30) gün içinde ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış (60) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz. Ancak, Kurul’a şikâyette bulunmadan önce veri sorumlusuna başvurulması zorunludur.

6. Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süresi

Etik Hat Bildirim Uygulaması kapsamında elde edilen kişisel veriler; ilgili bildirimin değerlendirilmesi, iç denetim ve/veya soruşturma süreçlerinin tamamlanması ile gerekli işlemlerin sonuçlandırılmasının ardından, ilgili yasal mevzuatta öngörülen süreler boyunca ve Çolakoğlu Metalurji A.Ş.’nin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde muhafaza edilir. Mevzuatta açıkça düzenlenmemiş hallerde, kişisel veriler işleme amacının ortadan kalktığı tarihten itibaren 1 (bir) yıl içinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu süreç, KVKK’nın 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yürütülür.